S’organiser comme une machine pour vivre comme un humain

Les 6 principes pour délivrer comme une machine.

Talk de Jean de La Rochebrochard pour Lion by The Family.

Le développement personnel est le régime minceur des startupers. Tout le monde en lit, pourtant personne ne l‘applique.

Il donne le ton, et il a raison ! Je me suis reconnu dans ces propos, ce samedi matin. Nous étions plus d’une cinquantaine ce jour là, et nous ne devions sûrement pas être des cas isolés.

Jean est aujourd’hui Partner chez Kima Venture, le fond d’investissement financé par Xavier Niel. Kima gère un portefeuille de 500+ startups avec plus de 100 deals annuels.

Dans cet article, je reviens sur :

• L’état d’esprit à adopter pour devenir meilleur.
• Le système scolaire et pourquoi nous devons apprendre à dire non pour devenir plus efficace.
• L’acceptation de la critique, une condition pour grandir et avancer.
• Les 6 principes pour gagner en efficacité.

Pour commencer, “connais-toi toi-même”

Je suis sûr que vous aussi, vous avez déjà lu Miracle Morning, The 4-Hour Workweek. Vous les avez lus mais sans jamais vraiment réussir à mettre en place une routine et des processus qui tiennent la route ?

Ces livres nous ont mis dans un état d’esprit mais appliquer ces méthodes au quotidien se révèle plus compliqué que prévu, n’est-ce pas ?

Le développement personnel est par définition, personnel. Il est donc important d’analyser en premier lieu la manière dont nous fonctionnons avant d’appliquer ses propres règles.

La réussite est progressive. Ce qui est important, c’est d’être meilleur chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Quand nous regardons en arrière, nous devons sentir une progression sur les objectifs que nous nous sommes fixés. Mais gardons tous en tête que nous ne pourrons pas tout changer du jour au lendemain.

L’école, fer de lance du conformisme

L’école est un jeu politique. On nous demande d’accepter le compromis en se conformant aux autres élèves de notre classe.

Quand vous mettez des gens au milieu, la somme de ces gens-là tendent vers le bas. C’est toujours plus facile de ne rien faire que de faire quelque chose. C’est toujours plus facile de tendre vers le bas plutôt que d’aller vers le haut.

Apprendre à dire non

Par ailleurs, on nous apprend très tôt à ne pas se bagarrer, à ne pas s’insulter mais surtout à ne pas dire non. Le non vexe. Lorsque l’on est petit, il faut accepter l’autorité, accepter notre condition et apprendre à s’excuser pour ne pas faire de vagues.

Nous n’osons donc plus dire non.

A quand remonte la dernière fois où vous avez dit non dans votre job ?

Et pourtant, le non est puissant. Il peut vous permettre de gagner du temps. Ce temps dont vous avez tant besoin dans votre vie, cette ressource si précieuse pour avancer et faire des choses qui comptent pour vous.

Vous devez donc apprendre à dire non. Il n’est jamais facile de recevoir à son tour un non. Mais un non franc et direct vous permettra d’avancer.

Savoir dire non, c’est devenir plus efficace.

Au-delà du non, il faut aussi être capable de recevoir la critique. La critique vous permet de vous questionner, de prendre du recul et de faire le prochain pas vers votre sommet.

La critique vous veut du bien

La critique doit toujours être constructive et vous permettre d’avancer.

Posez-vous la question sur ce qui fait que l’on s’arrête quand on bloque sur quelque chose ou que l’on arrive tout simplement pas à faire les choses.

En plus de l’ego, notre susceptibilité est un de nos grands ennemis.

Les gens vont commencer à nous parler de sujets qui nous touchent. Mais avec le temps, ces sujets ne seront plus abordés, par peur de vexer, par peur de se confronter à notre réaction. On ne nous parle donc plus des sujets qui comptent. Et à ce moment là, nous avons l’impression que les gens ne veulent plus nous parler, ni nous écouter.

C’est notre faute : nous nous enfermons pour échapper à la critique. Cette même critique qui nous permet d’avancer !

L’idée derrière cela est donc d’accepter ses défauts. C’est en acceptant ses défauts que l’on commence à travailler sur soi et à s’améliorer.

Lorsque l’on prend conscience de ses défauts et de ses erreurs, on progresse bien plus vite.

Nous sommes les fondations de notre développement personnel et de notre productivité.

Il faut donc travailler sur soi avant de tester des méthodes miracles.

Pour s’améliorer et s’accepter, il faut arriver à construire des routines et des habitudes. D’ailleurs, ces habitudes vont vous permettre d’atteindre vos objectifs. Ce qui compte, c’est ce que l’on est capable de faire au quotidien.

Le meilleur moyen d’arriver en haut, c’est de penser à la prochaine étape.

Tous les évènements de notre vie sont intrinsèquement liés. Il faut être bon à chaque occasion pour se créer les meilleures opportunités. Dans une société de l’immédiateté, il est parfois difficile d’être focalisé sur une vision long terme. Sur le court terme, c’est compliqué. Mais penser long terme, c’est penser avec une vue globale.

Rester ouvert, à l’écoute des opportunités

Cette vision à long terme que nous devons cultiver doit se nourrir d’opportunités. Et ces opportunités se créent au quotidien.

Jean parle de cercles concentriques. Soyons capable de sortir de notre zone de confort, de notre groupe pour s’ouvrir à d’autres cercles, élargir notre compréhension du monde et devenir meilleurs.

Il est aussi question d’over-delivery. De quoi parle-t-on ?

L’over-delivery, c’est anticiper pour en faire toujours plus. Cet extra-mile nous permet de laisser la bonne impression aux gens que l’on rencontre. Dans un cas business, on pourrait s’attendre à délivrer le petit plus qui permet de laisser une trace, de susciter le désir pour que les gens se souviennent de nous.

6 principes pour être plus efficace

Voici l’organisation hebdomadaire de Jean. Il va permettre d’illustrer les propos qui vont suivre.

Il est inutile de vouloir reproduire le même modèle pour soi. Comme écrit précédemment, apprenons à nous connaître, à comprendre notre façon de travailler pour mettre en place nos propres routines, habitudes et processus qui nous correspondent.

1. Un meeting = 45 minutes

On nous a appris qu’un meeting dure en général une heure voire plus…

C’est beaucoup trop long si l’on compare cela à l’attention de notre cerveau. On ne peut être attentif qu’entre 20 minutes et 45 minutes pour les meilleurs. Pourquoi faire une réunion d’une heure ? Parce que c’est plus facile à enregistrer sur Gmail ?

Par ailleurs, un bon meeting est un meeting à 2, 3 ou 4 personnes maximum. Au-delà, il n’y a aucun intérêt. On ne peut pas avancer et échanger sur des sujets à 6 autour de la table. Ou alors, on sort du cadre d’une réunion.

Enfin, il faut fixer un objectif pour chaque réunion, quelle qu’elle soit. S’il n’y a pas d’objectif, on ne ressort rien de cette réunion et discuter autour d’un café serait plus agréable. A la fin d’un meeting, chacun doit pouvoir en ressortir avec un plan d’action clair jusqu’à la prochaine réunion. C’est le meilleur moyen d’avancer, step by step sur un sujet.

2. Organiser ses tâches

Nous avons beaucoup de petites tâches qui ne prennent pas beaucoup de temps à faire mais qu’on ne fait finalement jamais !

C’est une contrainte : une action que l’on doit faire dans un temps donné avec un paramètre donné — personnes impliquées, récurrence, …

Chez Jean, ces tâches sont réparties en deux listes : Forward et Zéro.

Forward : ces tâches sont à traiter en début de journée. Elles lui permettent de bien démarrer.

Zéro : ces tâches sont faites deux fois par semaine — mercredi et dimanche. Ce sont des tâches qui demandent plus de temps pour être traitées : keynote, préparer les vacances, lectures pour préparer une intervention, …

Il est important d’être capable, chaque semaine, de terminer ces tâches pour continuer de rester focus et avancer sur ses principaux sujets.

3. Inbox zero

L’Inbox zero consiste à vider sa boîte mail régulièrement pour ne pas avoir à gérer des TODO-list interminables.

3 règles : Je snooze, j’archive et je classe.

Le snooze permet de faire remonter les mails non urgents mais à traiter, dans votre inbox quelques jours avant une deadline.

Tous vos mails doivent être archivés. Un seul raccourci sur Gmail : E.

Certains mails peuvent aussi être directement classés dans un dossier pour les traiter plus tard. Deux tags à utiliser : Forward & Zero.

4. Un esprit sain dans un corps sain

Une discipline de vie est importante pour rester efficace et en forme toute l’année. Il est impossible d’être une machine de travail sans avoir une discipline personnelle.

Les règles de Jean :

• Les déjeuners clients ne sont que le mardi et le jeudi.
• Se fixer une discipline pour se lever et se coucher à des heures fixes.
• Se dégager quelques heures hebdomadaires pour une activité physique.

5. Un agenda bien organisé

Evitons de prendre des rendez-vous le matin car c’est sur cette période là que nous sommes généralement le plus efficace. Par ailleurs, cela permet de rajouter un rendez-vous de dernière minute en cas d’urgence.

Attention au multi-tasking, cela n’existe pas et ne fonctionne pas. Ce qui fonctionne, c’est la parallélisation des tâches.

Par exemple, si une tâche doit nous prendre 1h : 2 sessions de 30 minutes. Entre elles, checker ses notifications. Si une notification doit être traitée en urgence, je prends 15 minutes pour travailler dessus puis je reprends ma tâche principale.

Les règles de Jean :

• Matin : iPhone en mode nuit — pas de notification à l’écran.
• Sur son ordinateur, aucune notification.
• Se fixer des intervalles : toutes les 30 minutes, un check notifications et email par exemple.
• Rendez vous physique : 45 min. Call : 20 min.
• Se prendre un créneau de 15 minutes entre deux rendez-vous pour checker ses notifications et ses mails.
• Ne jamais fixer un rendez-vous plus de deux semaines à l’avance.
• Tâche de longue traine — liste forward, en fin de journée.
• Mercredi : aucun rendez-vous, pour traiter les urgences et l’over delivery.

6. Les indispensables

• L’interface Gmail reste simple et efficace pour la gestion de ses mails.
• aText ou Gorgias pour automatiser les réponses de vos mails les plus courantes.
• IFTTT pour connecter et faire communiquer vos applications entre elles.
• Lastpass vous permet de sauvegarder tous vos identifiants/ mots de passe, simplement.
• Google Keep ou Evernote pour la prise de note et d’idées.

La liseuse Kindle permet de surligner des passages ou extraits de livres pour les transférer ensuite sur Evernote. Plutôt pratique pour garder une trace de vos lectures.

Pour compléter cette liste, j’utilise d’autres outils comme Trello et Slack pour la gestion de projets.